1. Nordisk e-handel Manual

2. Starta webbutik - 10 steg

Helpdesk

Helpdesk vägleder dig i systemet.

040-692 50 60 eller helpdesk@nordiskehandel.com

Vanliga symboler

- På varje flik i din webbutiks admin så finns ett frågetecken, längst upp i hörnet på sidan. Om du trycker där så kommer du automatiskt till det aktuella avsnittet i manualen.
- Denna symbol betyder att du kan lägga till ett nytt objekt.
- Denna symbol betyder att du kan kopiera ett objekt.
- Denna symbol betyder att du kan redigera och visa information för ett objekt.
- Radera ett objekt.
- Sortera ett objekt uppåt.
- Sortera ett objekt neråt.
- Statistik och historikinformation.
- Kundikon, normalt länkad till kundkort eller kundlista.
- Orderikon - länkad till ett orderkort.
- Skicka mail.
 - Länkikon för nyhetsbrev.
- Exportera objekt.
- Filartikel.
- Öppna objekt i webbutik.
- Lista varor.
- Denna symbol betyder att du kan bestämma hur och vad som skall visas i översikterna.
 - Skriv ut.
 - Packsedel.

10.8 Orderhantering - Inställningar

Skriven av: Helpdesk

Under fliken Order -> Inställningar går det att göra globala inställningar som påverkar orderläggningen i webbutiken.

Ändringar i orderinställnignar görs på egen risk och kan ha långtgående konsekvenser i webbutikens orderhantering. Tänk alltid på att testa dina inställningar med en testorder på egen hand så att dina kunder inte drabbas om du skulle vara osäker kring en inställning du gör.

Bild 1. Orderinställningar

Orderinställningar
Det går att redigera förljande generella orderinställningar:
Nästa ordernummer - Definiera nästa ordernummer i webbutikens orderserie.
Nästa returnummer - Definiera nästa returnummer i webbutikens returserie.
Vår referens - Ange eventuell referens för order i webbutiken.
Negativt antal på order - Definiera om order med negativa antal skall godkännas av systemet.
Beräkna använd kredit - Vid koppling av webbutiken till en kreditupplysningstjänst eller affärssystem är det möjligt att räka kunders beställningar mot en befintlig kredit. Ange här om krediten skall beräknas i affärssytemet eller i webbutiken.
 

10.8.1 Fraktberäkning

Fraktberäkning används om man vill lägga på frakt för emballagets vikt eller volym automatiskt enl. en formel. Formeln är y=kx+m.

y - totalvikt eller total volym ink. emballage.
k - multipel för x.
x - vikt eller volym i kundvagnen ex. emballage.
m - additiv konstant.

Som standard är k=1 och m=0, dvs ingen förändring.
Vill du tex höja vikten med 10% sätter du k till 1.1. Vill du lägga till 5kg sätter du m till 5.

Fraktberäkning behöver man normalt sett inte röra och inställningar här görs på egen risk. Få webbutiker behöver använda denna inställning.

10.8.2 Övriga inställningar

Meddelande på orderbekräftelse - Ange här eventuellt ett meddelande som inkluderas i orderbekräftelsen som skickas till kund i samband med order.
Öppna order i nytt fönster - Välj om orderkort öppnas som nya fönster i din webbläsare.
Stäng orderfönster vid spara - Väl om orderkort skall stängas vid klick på Spara-knappen.
Faktura - Om du använder manuell fakturering och skapar fakturorna på orderkortet i webbutikens administration med den inbyggda fakturafunktionen. Ange hur många dagar det ska vara till förfallodatum på de fakturor du skapar. Du kan alltid manuellt ändra förfallodatum på en individuell faktura i efterhand.

10.8.3 Orderstatus

En order kan ha flera olika status som tex godkänd, makulerad eller levererad. På respektive order kan du ändra vilket status den har i en rullgardinslista. Systemet har flera inbyggda status vilka du kan redigera och du kan även skapa egna status. Vid redigering eller skapande av ny orderstatus finns följande inställningar:

Bild 2. Inställningar för en orderstatus.

INSTÄLLNINGAR FÖR EN ORDERSTATUS
Följande inställningar finns
Tag - Lämna inte tomt. Sätt något unikt här som inte används av någon annat orderstatus.
Namn - Namn på din status.
Beskrivning - Behöver ej fyllas i.
Ordningstal - Lägre siffra gör att denna status hamnar högre upp i rullgardinslistan över orderstatus.
Visas - Bestämmer om detta status ska synas i rullgardinslistan eller ej.
Färg - Denna färg kommer synas högst upp på ordern. Färgkodning av olika orderstatusar används för att ge din en bättre visuell bild av orderns status.
Skicka mail vid byte till denna status - Väljer du ja här innebär det att om en order ändrar status till detta kommer din kund få ett mail om att orderstatus ändrats, valfritt meddelande du bestämmer samt eventuella trackinglänkar. Meddelandet kunden får kommer se ut på detta vis:

Din order har ändrat status från x till y.
Den text du skrivit i fältet Meddelande till kunden för din orderstatus.
Den text du skrivit, om någon, i fältet Kommentarer på själva ordern.
Trackinglänkar om order har sådana.
Meddelande till kunden - Skriv här det meddelande du önskar kunden ska få mailat till sig när detta orderstatus inträffar. Kräver att Skicka mail vid byte till denna status är satt till Ja.
Hur räknas dessa i affiliate - om du använder affiliateprogram kan du ange om detta status ska räknas med i affiliate eller ej. På så sätt kollas orderns orderstatus efter affiliateprogrammets karantäntid för att bestämma om ordern var giltig eller inte och därmed om ersättning ska utbetals enligt affiliateprogrammets inställning. Läs mer i aktuellt avsnitt.
Hur räknas dessa i orderstatistiken - fyller endast funktion om du använder funktionen orderstatistik.
Hur ska lagersaldot påverkas - påverkar vad som händer med lagret om status för ordern ändras. Tex om en makulerad order ska återställa lagret eller ej. Kräver avancerad lagerhantering. Påverkan på lagersaldo avser de artiklar som ligger i order och beror på hur deras lagerprofil är inställd. Säger exempelvis en lagerprofil på en av artiklarna att lagret inte ska påverkas vid beställning kommer nedanstående inställningar inte att ha en betydelse. Däremot är de relevanta när du använder lagerhantering på din artiklar, eller de enskilda artiklar du valt lagerhantering för.
Gör inget - Lagersaldot påverkas inget vid ändring till denna orderstatus.
Återställ lagersaldo - lämpligt vid status som Makulerad. Varorna i ordern lämnar tillbaka sig till lagret.
Räkna ner lager - lämpligt vid status som tex Ny eller Godkänd.
Visas för Drop shipping lagerprofil -använder du dig av Drop Shipping kan det vara vettigt att sätta Nej för Orderstatus Fullt levererad.

 

10.7 Orderhantering - Statistik

Skriven av: Helpdesk

Under fliken Order > Statistikgår det att ta ut orderstatistik från webbutiken.

10.7.1 Skapa rapport

Bild 1. Skapa rapport.

SKAPA URVAL FÖR STATISTIK
Orderstatistik
Period – Definiera vilken period du vill se orderstatistik för.
Välj typ av order – Välj om du vill se statistik för alla order, endas order i webbutiken eller endast order lagda från mobila enheter.
Skapa rapport – Tryck på skapa rapport för att skapa en statisitikrapport.
 

10.7.2 Läs statistiken

Bild 2. Exempel på orderstatistik.

Läs statistiken
När du skapat en rapport går visas följande rubriker:
Orderöversikt – Här visas statisitik baserat på order i webbutiken.
Efter antal köpta – Här listat produkterna som köpts i webbutiken efter antal sålda, från högst till lägst.
Fraktsätt – Här visas en översik över vilka fraktsätt som kunder valt för sina order i webbutiken.
Betalsätt – Här visas en översikt över vilka betalsätt som kunder valt för sina order i webbutiken.
 

10.7.3 Exportera statistik

Det går även att exportera en orderrapport från webbutiken. Välj att exportera rapporten baserat på antal köpta, total omsättning, efter omsättning baserat på fabrikat, eller efter omsättning baserat på varugrupp.


10.1 Orderhantering - Order

Skriven av: Helpdesk

10.1.1 Orderöversikt

Under Order -> Order ser du en översikt över alla order som lagts i webbutiken och deras status.

Symboler
På varje orderrad finns följande fem symboler:
Kund Kund - Öppnar kundkortet för kunden som lagt ordern.
Orderhistorik Orderhistorik -Öppnar kundens orderhistorik.
Utskrift Utskrift - Öppna en utskrvningsbar orderbekräftesle
packsedel Packsedel - Öppna en utskrivningsbar packsedel.
Orderkort Orderkort - Öpnna orderkortet för att visa och/eller redigera order.
 

10.1.1.1 Sök/filtrera order

Som standard visas 25 stycken per sida, men det går att ändra efter behag. Det går också bra att söka på ordernummer, företagsnamn och liknande för att bara se orders som matchar din sökning. Den enkla sökrutan är oftast tillräcklig, men det finns även en mer avancerad sökfunktion du kommer åt genom att klicka på Avancerad sök. Då dyker nya fält upp, vilka du kan använda för att söka mer specifikt.

Uppe till höger kan du även välja att endast visa orders av en viss typ, tex alla nya orders.

Sparad sök – Genom att klicka på "Spara Sök" när du gör en avancerad sökning så kan du även spara de val du gjort så att du snabbare kan söka på samma sak nästa gång. Du anger då ett namn för din sökning. När du klickar på Spara så sparas din sökning och sökningen görs direkt.

Dina sparade sökningar visas ovanför din orderlista och du söker genom att klicka på knappen. Om du vill ta bort en sparad sökning klickar du på det röda krysset.

10.1.1.2 Massuppdatera order

Om du vill ändra flera orders samtidigt sätter du kryss i rutan till vänster om berörda orders. Det går även att kicka på knappen invertera, för att markera alla orders i översikten.

Klicka sedan på Utför på markerade.

Utför på markerade
Det går att utföra följande massuppdateringa på maarkerade order:
Ändra orderstatus - Ändrar till vald orderstatus på markerade orders.
Hämta betalning - Utför en Capture på markerade orders.
Markera som betalda - Ändrar orderstatus till Betald på markerade orders.
Öppna order i nytt förnster - Öppnar marerade orders i nya fönster.
Skriv ut adressetiketter - Skriver ut adressetiketter för markerade orders.
Skriv ut packsedlar - Skriver ut packsedlar för markerade orders.
Skriv ut orderbekräftelser - Skriver ut orderbekräftelser för markerade orders.
 

10.1.2 Orderkort

Inne på en order ser du en översikt över vad som beställts, faktureringsadress och eventuell leveransadress. Härifrån går det att redigera leveransadressen, samt redigera status för ordern. Det finns även två fält för kommentarer på ordern du kan redigera. Ett fält som syns för kunden om han är inloggad på sin kundprofil, och ett som endast syns för dig.

Se separata avsnitt för att läsa mer om:

Leveranser/Logistikhantering
Manuell fakturering
Returhantering
Orderbyggare
 

10.1.2.1 Betalstatus

För vissa betalsätt kan man välja manuell Capture. Är detta satt är det här du trycker på Capture på ordern. Med Capture menas att du drar pengar från kundens konto om det gäller kortbetalning, eller fakturerar kunden om det gäller faktura genom någon tredjeparts faktureringstjänst. Om du inte kopplat din webbutik till någon betaltjänstleverantör eller PSP visas endast en kanpp för Betald. När du mottagit betalniong för din order kan du trycka på knappen för att ändra orderns betalstatus till betald.

10.1.2.2 Leveranser

Om du kopplat ihop din webbutik med system för trafikadministration (TA), eller använder NEHTA för trafikadministration, skapar du leveranser utifrån order genom att välja leveranssätt i listan och sedan trycka på knappen Skapa ny leverans.

Ange vikt/volym samt pakettyp. Det går även att skapa leveranser med fler kollin.

Läs mer om levernashantering under Order > Logistiktjänster.

10.1.2.3 Manuell faktura

Vid manuell fakturering är det möjligt att skapa ega fakturor i systemt. Tryck på knappen Skapa faktura för att skapa en faktura utifrån ordern. Du ser en överblick av alla dina skapade fakturor under Fakturering > Fakturor i administrationen.

10.1.3 Orderbyggare

Med hjälp av orderbyggarverktyget går det att skapa ordrar för kunder och redigera befitliga ordrar i webbutiken. I de fallen du vill behandla en retur, eller av någon annan anledning vill göra om en befintlig order är orderredigering ett ovärdeligt verktyg. Med hjälp av orderbyggaren kan du lägga till eller ta bort artiklar och eller ändra priser på en befintlig order. Den gamla ordern makuleras, och ersätts med en ny order.

Obs! Orderredigeringen ersätter en gammal order med en ny order med ett nytt ordernummer. Det går inte att ta bort gamla order eftersom det i så fall skulle bryta webbutikens orderserie.

10.1.3.1 Skapa/ redigera en order

För att skapa en ny order på en kund trycker du på plussymbolem längst upp i orderöversikten. Sök sedan ut kunden i listan.

För att redigera en order går du först in på det aktuella orderkortet för den order som skall redigeras. Tryck därefter på knappen Skapa ny order av denna order.

Här öppnas nu ny sida där du genomför alla ändringar på ordern

Skapa/ Redigera en order
När du skapar/ redigerar en order går det att göra följande inställningar:
Redigera/ ta bort befintlig orderrad - Om ordern redan har artiklar går det att använda symbolerna till höger om varje artikelrad för att redigera eller ta bort en befintlig artikelrad från ordern.
Lägg till artikel - Tryck på Välj artikel för att lägga till en artikelrad på ordern. Välj först artikeln, definera sen antal och pris och lägg till en eventuell kommentari fältet till höger.
Välj fraktsätt - Ange/Ändra orderns fraktsätt.
Välj betalsätt - Ange/Ändra orderns betalsätt.
Kommentar - Lägg till eventuel orderkommentar till kund.
Redigera orderinställnignar - Redigera eventuellt orderinställningar som rör moms, delleveranser, önskad leveransdaga, beställningsnummer.
Redigera eventuell leverans/ fakturaadress - Tryck på Leveransadresser eller Fakturaadress för att redigera respektive uppgifter.
 

10.1.3.2 Spara order

Välj att spara en redigerad order om du vill avvakta med att skapa den nya ordern. Ordern skapas då i orderöversikten, men skickas ej ut tills dess att den är slutförd.

10.1.3.3 Slutför order

Tryck på Knappen Slutför order alternativt tryck på fliken Slutför order för att göra de slutgiltiga inställnignarna för den redigerade ordern.

Slutför order
Det går att redigera förljaande inställningar för att slutföra en order:
Vilken orderstatus ska den gamla ordern få när den nya färdigställs? - Välj vilken orderstatus den gamla ordern skall få i rullistan.
Vad ska ske med betalningen på den gamla ordern när den nya färdigställs? - Välj om betalngen för den gamla ordern skall krediteras genom att välja alternativet i rullistan.
Tänk på att din betalningsrutin måste stödja kreditering för att detta alternativet skall fungera.
Meddelande som ska skickas till kund som måste godkänna ordern och genomföra betalningen i webbutiken - Vid en redigerad order skcikas automatiskt ett meddelande till den berörda kunden. Det går att redigera meddelandet till kunden genom att ändra i texten.
 
Tänk på att om ordern är gjord via exempelvis direktbetalning eller kortbetalning måste kunden logga in för att slutföra sin order. Vilket betalsätt du väljer styr alltså om ordern kommer skapas direkt utan kundens godkännande eller inte.

101.3.4 Orderöversikt

När den redigerade ordern är slutförd visas den i orderöversikten. Om du avbryter skapandet av ordern, eller om ordern måste slutföras av kund kommer den också att visas i orderlistan. Om du avbröt skapande kommer det finnas en redigera-ikon så att du kan återuppta att skapa ordern. Om den är ej slutförd av kunden kommer den att visas som vilken annan icke-slutförd order som helst i listan. Under avancerad ordersök kan du söka ut alla order skapade genom orderbyggaren genom att välja källa ADMIN.

På den gamla ordern kan du också se alla order som du skapat utifrån den och aktuell status: